Intelligente Automatisierung für Ihre FM-Ausschreibung
Der Tender Agent führt Sie von der Strategie über den Business Case bis zu den Ausschreibungsunterlagen — und verwandelt unstrukturierte Anlagenlisten plus Projektinformationen in normkonforme LV und LB. Mit Standard-Vorlagen (LV und LB) und per KI-Chat erstellen Sie in wenigen Stunden, was früher Tage dauerte — ein sofort weiterbearbeitbares Leistungsverzeichnis (Excel) und eine Leistungsbeschreibung (Word), revisionssicher dokumentiert.
Speed-to-Tender
Von Tagen auf Stunden.
Vergleichbarkeit
Einheitliche Struktur, weniger Rückfragen.
Compliance by Design
Orientierung an GEFMA und DIN 276.
Strategie, Datengrundlage und Business Case — bevor die Ausschreibung entsteht.
Im Projektcockpit legen Sie zuerst Ziele und Strategie fest, wählen die passende Datentiefe und vergleichen Varianten wirtschaftlich. Erst die gewählte Variante geht ins Leistungsverzeichnis. Sie rechnen mit Ihren belegten Kennwerten und dokumentierten Annahmen — Tender Agent erfindet keine Marktpreise.
Ziele und Ausgangsstrategie
Auftrag, Erfolgskriterien, Betrachtungszeitraum und die Strategie Ihrer Organisation festhalten. Begründete Abweichungen bleiben als solche erkennbar, verbindliche Vorgaben werden nicht überschrieben.
Datenstrategie: Top-down, Bottom-up oder Hybrid
Top-down startet mit wenigen Gebäudedaten wie Flächen, Bottom-up mit Raum- und Anlagenlisten, Hybrid kombiniert beides je Gebäude und Leistungsbereich. Eine vollständige Anlagenliste ist keine Voraussetzung.
Portfolio und Leistungsumfang
Gebäude und Leistungspakete (IFM/TFM) auswählen, mit eigener Datentiefe je Teilumfang. Unbekannte Mengen bleiben offen; eine Schätzung wird nie als bestätigter Bestand ausgegeben.
Business Case: Varianten vergleichen
Mindestens zwei Varianten für denselben Umfang: Jahres- und Gesamtkosten, Bandbreiten und Barwerte über mehrere Jahre, jeweils mit Preissteigerung, Diskontierung und Investitionen.
Nachvollziehbar statt Black Box
Jede Zahl hat Quelle und Annahme. Fehlende Werte werden benannt statt zu null gerechnet, gespeicherte Rechenstände bleiben unverändert und lassen sich nachrechnen.
Übergabe ins Leistungsverzeichnis
Die gewählte Variante wird mit Begründung gespeichert und geht in LV und LB. Ein LV-Entwurf bleibt auch dann bearbeitbar, wenn die Wirtschaftlichkeit noch offen ist.
Selbsterklärend — trotz fachlicher Tiefe.
Anwender navigieren Tender Agent eigenständig, ohne Einweisung. Die Plattform macht mit Asset Base und LV-Generator jeden Schritt nachvollziehbar — Sie sehen, was hinter der Automatisierung passiert.
Vom Import bis zum revisionssicheren Export.
Input-Normalisierung
Import unstrukturierter Anlagenlisten (Excel, CSV). KI-gestützte Extraktion, Entitäten-Erkennung (Anlagen, Gewerke, Mengen, Intervalle) und Dublettenerkennung.
Regel- & Normen-Engine
Ableitung von Leistungsbausteinen aus Standard-LVs und -LBs. Norm-Referenzierung (DIN 276, VDMA 24186, GEFMA) über einen kuratierten Wissenskorpus. Parametrisierung von SLAs und Intervallen.
KI-Generierung (RAG-Ansatz)
Retrieval-Augmented Generation: Die KI zieht nur zugelassene Quellen (Vorlagen, Normen-Korpus) heran und erstellt ein projektspezifisches LV samt zugehöriger LB.
Qualitätssicherung & Review
Plausibilitätschecks, Versionierung und ein KI-Chat für Rückfragen wie „Erhöhe Prüfintervall für RLT-Anlagen auf vierteljährlich”.
Exporte & Übergabe
Excel-Export (LV) in Ihrem Tabellenlayout und Word-Export (LB) in Ihrem Corporate-Template — sofort weiterverarbeitbar.
Governance, Sicherheit, Betrieb
Rollenbasierte Zugriffe, DSGVO-konforme Verarbeitung und Protokollierung aller Schritte für einen lückenlosen Audit-Trail.
In sechs Schritten zu LV und LB.
Der LV-Generator führt Sie durch sechs klar getrennte Schritte. In jedem Schritt sehen Sie die Herkunft (Profil, Strategie, Regel, Quelle) jeder Entscheidung — und können per KI-Chat eingreifen.
- 01
Instandhaltungsstrategie festlegen
Kundenprofil wählen (Pflicht und Kosten, Werterhalt, Verfügbarkeit, Datengetrieben). Strategie je Anlagenart ableiten, Abweichungen mit Begründung dokumentieren. Business-Case-Variante parallel vergleichen.
- 02
Anlagenliste laden und prüfen
Unstrukturierte Liste (Excel, CSV) importieren oder Bestand übernehmen. KI erkennt Anlagen, Gewerke, Mengen und Spezifikationen, flaggt Dubletten und offene Felder.
- 03
DIN 276 Zuordnung
Jede Anlage bekommt automatisch ihre Kostengruppe (KG 400 ff., KG 500) — mit Vorschlag und Konfidenz. Sonderfälle korrigieren Sie inline.
- 04
LV-Positionen generieren
Aus Anlagen × Leistungsart entstehen die Positionen mit Mengen, Intervallen und Niveau. RAG nutzt ausschließlich geprüfte Vorlagen und Normkorpus.
- 05
LV-Texte prüfen und freigeben
Kurz- und Langtext je Position inklusive Herkunft (Profil, Strategie, Regel, Quelle, Textbausteine). Per KI-Chat verfeinern, z. B. 'Ergänze Notdienst-Klauseln'.
- 06
LV Final und Export
Fassung freigeben, LV als Excel und LB als Word im Corporate-Template exportieren — revisionssicher versioniert.
Aus chaotischen Anlagenlisten wird ein normkonformes LV.
Genau das passiert in den Schritten DIN-Zuordnung und LV-Positionen: Ihre unstrukturierten Ausgangsdaten werden gegen den Normen-Wissensgraphen gemappt.
Was Kunden an Tender Agent überzeugt.
Transparenter KI-Prozess
Asset Base und LV-Generator machen den gesamten Ablauf nachvollziehbar — man sieht, was hinter der „Magic” passiert.
Strukturierte Wissensbasis
Schichtung aus Kostengruppen (DIN 276), Maßnahmen und Richtlinien (VDMA 24186, DGUV, VDE, VDI 6022) mit Checklisten und Betreiberverantwortung auf Anlagenebene.
Deutsches Hosting
Von Kunden ausdrücklich als beruhigend hervorgehoben: alle Daten liegen auf deutschen Servern.
Solide LV-Textbasis
Die generierten Texte decken alle relevanten Aspekte ab — das erspart Fleißarbeit und reduziert das Risiko, Positionen zu vergessen.
Einfache Bedienbarkeit
Trotz fachlicher Komplexität selbsterklärend — Anwender navigieren die Plattform eigenständig, ohne Einweisung.
Wirtschaftlicher Nutzen
Zeitersparnis, Standardisierung, Qualitätssteigerung und bessere Vergleichbarkeit von Angeboten.
Aus der Praxis.
Technische Wartung — Bestandsportfolio
Ausgangslage: 12 Gebäude, heterogene Anlagenlisten.
Ergebnis: Deutlich verkürzte Erstellungszeit, weniger Rückfragen, saubere Mengen- und Intervalldefinitionen, revisionssichere Doku.
Neubau — Early Tender Package TGA
Ausgangslage: Frühphase mit unvollständigen Daten.
Ergebnis: Bessere Angebotsvergleichbarkeit, reduzierte Nachträge durch präzisere Leistungsabgrenzung.
Rahmenvertrag — wiederkehrende Leistungen
Ausgangslage: Uneinheitliche LVs je Standort.
Ergebnis: Konsistente LVs/LBs über alle Standorte, geringerer Pflegeaufwand, einfache Skalierung.
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